PPT là gì? Bật mí các thủ thuật tạo PowerPoint cực chuyên nghiệp

PPT là gì?

PPT là tên viết tắt của PowerPoint, một công cụ hỗ trợ làm slide trình chiếu rất thông dụng do Microsoft phát triển. Đây là phần mềm nằm trong bộ ứng dụng Office có chức năng thiết kế, chỉnh sửa và trình chiếu nội dung thuyết trình hiệu quả. Với PPT, người dùng có thể tạo ra các slide chưa văn bản, hình ảnh, video, âm thanh và các yếu tố đa phương tiện khác để truyền tải các thông tin một cách hiệu quả.

Định dạng tệp PPT là gì?

Thực tế khi sử dụng PowerPoint, nhiều người dùng vẫn chưa hiểu rõ về định dạng PTT là gì. Khái niệm file PPT được hiểu là một trong số các định dạng tệp trong Powerpoint, nó là viết tắt của PowerPoint Presentation. Dạng tệp PPT gồm các slide thuyết trình chứa văn bản, hình ảnh, âm thanh và các đối tượng khác.

Ngoài ra, phần mềm PowerPoint còn có các định dạng khác là PPTX, PPS và PPSX.

Xem thêm:

Cách chèn ảnh vào Powerpoint cực đơn giản, thành công chỉ trong phút mốt

PPT: Đây là định dạng tệp cũ của PowerPoint, sử dụng cho các phiên bản từ 2003 trở về trước. Định dạng này có hỗ trợ các tính năng cơ bản của PowerPoint.
PPTX: Đây là định dạng tệp thuyết trình mới của PowerPoint, sử dụng cho phiên bản 2007 trở đi, có sử dụng chuẩn Open XML để lưu trữ dữ liệu, giúp giảm kích thước tệp và có nhiều tính năng mới hơn định dạng PPT cũ.
PPS: Đây là định dạng tệp PowerPoint được lưu ở chế độ trình chiếu được dùng cho các phiên bản 2003 trở về trước. Khi mở tệp PPS, PowerPoint sẽ tự động bắt đầu trình chiếu thay vì mở trong chế độ chỉnh sửa.
PPSX: Dạng tệp này tương tự PPS nhưng có sử dụng chuẩn XML, sử dụng từ phiên bản PowerPoint 2007 trở đi. PPSX hỗ trợ nhiều tính năng mới hơn so với PPS.

Những tính năng nổi bật nhất của PPT là gì?

Với nhiều phiên bản được cập nhật mới, PPT luôn mang đến cho người dùng những trải nghiệm tốt với nhiều tính năng tiện ích, gia tăng sự sáng tạo trong thiết kế slide.

Zoom: Zoom là tính năng giúp những slide trình chiếu được nổi bật và thu hút hơn, làm nổi bật chủ đề, thông tin cũng như bối cảnh trong nội dung trình chiếu.
Morph: Tính năng này có ở các phiên bản PPT 2016, 2019 và Office 365, giúp tạo chuyển động hiệu ứng mượt mà giữa các đối tượng và slide để bài thuyết trình được liên mạch, trơn tru.
Design ideas: Tính năng này gồm các mẫu thiết kế có sẵn, sử dụng AI để phân tích nội dung hình ảnh, văn bản, video,... để đề xuất bố cục phù hợp, cho phép người dùng tùy chỉnh dễ dàng, đơn giản hóa việc lên ý tưởng thiết kế.
Inking: Tính năng Inking hỗ trợ thao tác vẽ, viết tay, thêm chú thích hoặc tô màu trực tiếp trên slide để nhấn mạnh nội dung quan trọng, vẽ minh họa hoặc trực quan hóa nội dung thuyết trình.
Slide hyperlink: Đây là tính năng hữu ích cho phép người dùng tạo liên kết giữa các đối tượng với slide bất kỳ, tạo sự linh hoạt cho bài thuyết trình.
Template: Tính năng này cung cấp các mẫu slide được thiết kế sẵn về bố cục, màu sắc, font chữ và các hiệu ứng, cho phép người dùng tải xuống, chỉnh sửa nội dung, hình ảnh để có bài thuyết trình hoàn chỉnh.
Quick Starter: Tính năng này tận dụng các template có sẵn để hỗ trợ tạo nhanh các bản slide chuyên nghiệp theo chủ đề cần thực hiện, đã bao gồm hình ảnh và bố cục liên quan.
3D & Icon: Tính năng 3D & Icon cho phép người dùng chèn các biểu tượng icon, hình 3D vào slide nhằm tạo sự thu hút và ấn tượng.
Slide show: Slideshow cho phép người dùng xem tổng quan và đánh giá hình thức cuối cùng của các slide thuyết trình.

*Người dùng nên tìm hiểu các tính năng nổi bật của PPT là gì để sử dụng công cụ hiệu quả*

Sử dụng Powerpoint để làm gì?

Đối với học sinh, sinh viên, nhân viên văn phòng và những người thường xuyên phải thuyết trình thì PowerPoint không phải là công cụ quá xa lạ. Với những ai mới tìm hiểu PPT là gì thì hãy tham khảo những ứng dụng tuyệt vời dưới đây của công cụ này.

Giúp thiết kế các bài giảng trực quan, sinh động và dễ hiểu.
Tạo ra bài thuyết trình riêng mang đậm dấu ấn cá nhân.
Lập bản đồ tư duy.
Tạo ra các tài liệu chất lượng, có đầy đủ hình ảnh, video minh họa để mua bán, tiếp thị khách hàng.
Tạo ra các bằng cấp, chứng chỉ cho các ngành nghề.

Những lưu ý quan trọng khi sử dụng PPT là gì?

Để sử dụng PowerPoint hiệu quả, người dùng cần chú ý những điều sau:

Nội dung trình bày trong slide cần đi vào trọng tâm, ưu tiên từ khóa chính, bao quát và dễ hiểu, đi thẳng vào vấn đề tránh nói lan man dài dòng.
Hình ảnh chèn vào cần phù hợp với vấn đề cần minh họa, để người dùng dễ hình dung hơn về nội dung đề cập.
Hạn chế sử dụng quá nhiều đoạn văn vào slide gây rối mắt, nhàm chán.
Nên sử dụng font chữ không chân để bài thuyết trình dễ nhìn, cô đọng hơn, hạn chế sử dụng quá nhiều font chữ trong bài thuyết trình.
Không tạo quá nhiều trang slide, khiến bài thuyết trình dài dòng, nhàm chán.
Khi chèn biểu đồ nên chọn lọc dạng biểu đồ phù hợp, tránh các dạng biểu đồ gây rối mắt.
Thống nhất nền và màu nền slide thống nhất theo chủ đề, nên chọn màu sắc hài hòa, tránh sự màu mè làm phân tán nội dung, khó nhìn.

Hướng dẫn sử dụng PPT dễ dàng

Khi đã hiểu về PPT là gì thì việc sử dụng công cụ này sẽ không quá khó khăn, ngay cả với người không am hiểu nhiều về công nghệ.

Cách mở file PPT dễ dàng

Trước tiên, bạn cần học cách mở một file PPT để có thể bắt đầu xem và chỉnh sửa. Người dùng có thể thao tác với file PPT ngay cả trên điện thoại và máy tính.

Trên điện thoại: Trên điện thoại Android lẫn iOS đều hỗ trợ thao tác với file PPT. Trước hết bạn cần tải file về máy và nhấn vào file đã tải xuống để mở file. Tùy vào mức phân quyền của file, bạn có thể chỉnh sửa trực tiếp hoặc chỉ xem file trên thiết bị.
Trên máy tính: Trên máy tính, bạn chỉ cần nhấn đúp chuột vào biểu tượng file PPT là có thể mở xem toàn bộ nội dung slide. Ngoài ra, bạn có thể mở file PPT trực tiếp trên phần mềm PowerPoint bằng cách chọn mục File -> Open -> Chọn file PPT cần mở.

*Người dùng có thể mở file dễ dàng trên máy tính với tính năng Open*

Cách sử dụng các tính năng

Sau khi nắm rõ các khái niệm liên quan đến PPT là gì, người dùng cần biết thêm những thao tác cơ bản để sử dụng các tính năng của PowerPoint khi thiết kế bài thuyết trình.

Tạo file mới trong PPT

Tiến hành mở phần mềm PowerPoint và chọn Blank Presentation. Màn hình sẽ hiển thị một file mới để bạn bắt đầu chỉnh sửa theo ý muốn.

*Để tạo file mới, người dùng mở phần mềm PowerPoint và chọn Blank Presentation*

Chọn theme cho slide

Chọn mục Design trên thanh công cụ và chọn các mẫu nền có sẵn.

*Chọn mục Design và chọn các mẫu có sẵn để thêm theme cho slide*

Thêm một slide mới

Chọn Home -> Nháy vào mũi tên cạnh New Slide -> Chọn kiểu slide muốn thêm.

*Người dùng thêm slide mới tại mục New Slide*

Xóa một slide

Chọn slide muốn xóa rồi nhấn phím Delete trên bàn phím hoặc bấm chuột phải rồi chọn Delete Slide.

*Thao tác xóa slide đơn giản với phím Delete hoặc bấm chuột phải chọn Delete slide*

Nhân bản một slide

Nhấn chuột phải vào slide muốn nhân bản rồi chọn Duplicate Slide.

Thêm nội dung vào slide

Bước 1: Chọn Insert -> Textbox.

*Chọn Insert rồi nhấn vào mục Textbox để chèn nội dung vào slide*

Bước 2: Click vào vị trí cần chèn và gõ nội dung mong muốn.

Định dạng văn bản trên slide

Chọn nội dung muốn định dạng, sau đó chọn Home và sử dụng các lệnh trong hộp thoại Font (cỡ chữ, font chữ, căn lề, kiểu chữ, ...).

*Dùng các tính năng định dạng font chữ tển thanh công cụ để định dạng văn bản*

Chèn hiệu ứng vào slide

Để chèn hiệu ứng cho đối tượng, tiến hành chọn đối tượng -> Chọn Animations trên thanh công cụ -> Chọn hiệu ứng phù hợp.

*Dùng tính năng Animation để chèn hiệu ứng cho đối tượng*

Để chèn hiệu ứng chuyển slide, tiến hành chọn slide muốn chèn -> Chọn Transitions trên thanh công cụ -> Chọn hiệu ứng.

*Dùng tính năng Transistions để chèn hiệu ứng chuyển slide*

Chèn hình ảnh trong slide

Có 2 cách để chèn hình ảnh trong slide.

Cách 1: Chọn slide cần chèn -> Insert -> Pictures -> Chọn thư mục ảnh -> Chọn ảnh cần chèn.

*Các bước để chèn ảnh có sẵn trên thiết bị vào slide*

Cách 2: Để chèn ảnh online, chọn Insert -> Picture -> Online Picture.

Sắp xếp slide trong PowerPoint

Để sắp xếp thứ tự các slide, người dùng nhấn giữ chuột vào slide muốn di chuyển và kéo đến vị trí mong muốn.

*Kéo thả slide đến vị trí mong muốn để sắp xếp slide*

Tạo Slide Master trong PowerPoint

Để tạo Slide Master chỉ cần thực hiện theo 2 bước sau.

Bước 1: Chọn View trên thanh công cụ -> Slide Master.

*Chọn View trên thanh công cụ và chọn Slide Master*

Bước 2: Thiết lập định dạng slide theo ý muốn và không nhập bất kỳ nội dung nào.

Thiết lập màn hình trình chiếu

Người dùng có thể thiết lập màn hình để trình chiếu theo 3 bước sau đây.

Bước 1: Chọn View -> Slide Master.

Bước 2: Chọn Slide Size -> Chọn tỉ lệ phù hợp.

*Chọn mục Slide Size rồi chọn tỷ lệ phù hợp*

Bước 3: Chọn View -> Chọn Normal để trở lại màn hình chính.

*Chọn View rồi nhấn vào Normal để trở lại màn hình chính*

Trình chiếu slide

Để trình chiếu slide từ trang đầu tiên, nhấn F5 hoặc chọn Slide Show -> Play from Start.

Để trình chiếu slide từ trang đang mở, nhấn Shift + F5 hoặc chọn Slide Show -> Play from Current Slide.

*Các bước để trình chiếu slide từ trang đang mở*

Cách lưu file PowerPoint

Chọn biểu tượng Save trên thanh công cụ rồi đặt tên file, chọn nơi lưu, chọn định dạng file rồi nhấn Save.

*Cách lưu Slide cực đơn giản với tính năng Save*

Các thuật ngữ trong Powerpoint

Nếu bạn thường xuyên gặp và không hiểu các thuật ngữ sau trong PPT là gì thì hãy lưu lại ngay:

Slideshow (Bản trình chiếu): Đây là quá trình hiển thị các slide từ chế độ chỉnh sửa sang chế độ trình chiếu theo thứ tự đã sắp xếp, được thực hiện ở chế độ toàn màn hình.
Presentation (Bản trình bày): Đây là một tệp gồm các slide bạn đã tạo ra theo chủ đề, ý tưởng cụ thể, sử dụng các văn bản, hình ảnh, biểu đồ, video,... Quá trình tạo một presentation có thể thao tác thêm, sửa, sắp xếp các slide tùy ý.
Slide (Trang): Tương tự như một trang trên Word, có thể thêm, xóa, chỉnh sửa tùy ý.
Animation (Hoạt ảnh): Đây là các hiệu ứng hình ảnh chèn trong các slide để tăng sự độc đáo, cuốn hút khi trình chiếu.
Transition (Hiệu ứng chuyển tiếp): Các hiệu ứng được sử dụng khi chuyển tiếp giữa 2 slide nhằm tạo sự mới mẻ, hấp dẫn hơn cho bài thuyết trình.

Ưu và nhược điểm của định dạng PPT là gì?

Định dạng PPT cho phép người dùng chỉnh sửa dễ dàng, tuy nhiên bạn cần phải nắm rõ những ưu điểm và nhược điểm của định dạng này.

Ưu điểm của định dạng PPT

Chắc hẳn nhiều bạn vẫn chưa nắm hết những ưu điểm của định dạng PPT là gì trong suốt quá trình sử dụng.

Dung lượng lưu trữ lớn, có thể chèn được nhiều định dạng hình ảnh, video,...
Có các chức năng giúp đơn giản hóa các thao tác trên PowerPoint, rút ngắn thời gian thiết kế slide.
Tối ưu dung lượng Bit, giúp việc tải và lưu trữ dữ liệu đơn giản, nhanh chóng hơn.

Nhược điểm của định dạng PPT

Bên cạnh đó là một số nhược điểm thường gặp trên định dạng PPT.

Các file định dạng PPT thường hạn chế truy cập trên các hệ điều hành cao, buộc người dùng cần đến sự hỗ trợ của phần mềm đọc file.
File PPT chỉ sử dụng các tính năng của phiên bản Microsoft PowerPoint 2003 nên các slide khá đơn điệu, chưa được độc đáo.

Phần mềm đọc file PPT trên PowerPoint

Để đọc và chỉnh sửa file PPT một cách nhanh chóng và dễ dàng, người dùng nên sử dụng PowerPoint bản quyền tương ứng. Microsoft đã và đang phát triển nhiều gói phần mềm hỗ trợ làm việc chuyên nghiệp, trong đó có cả PowerPoint để người dùng kết hợp với Word, Excel, OneNote, Teams và Outlook. Người dùng có thể đăng ký tài khoản để được hỗ trợ chỉnh sửa dễ dàng.

Nếu chỉ cần xem file PPT mà không chỉnh sửa, PowerPoint Viewer sẽ là lựa chọn phù hợp. Ngoài ra, các phần mềm hỗ trợ đọc file PPT khác có thể tham khảo như Google Slides, Kingsoft Presentation và OpenOffice Impress.

Một số định dạng có thể chuyển đổi từ PPT trong PowerPoint

Để sử dụng PowerPoint linh hoạt và hiệu quả nhất, bạn nên nắm được cách để chuyển file định dạng từ PPT sang các định dạng khác. Tham khảo các cách làm sau để biết thao tác chuyển sang file JPG, PNG, PDF, Video từ PPT là gì.

PPT sang JPG và PNG

Nếu muốn chuyển các trang slide sang định dạng ảnh JPG, PNG, bạn hoàn toàn có thể thực hiện theo các bước sau.

Cách 1: Mở file PPT muốn chuyển đổi, nhấn chọn File -> Export -> Change File Type.

*Mở file muốn chuyển đổi và chọn File để bắt đầu thay đổi định dạng*

Tại mục Image File Types, người dùng chọn một trong hai định dạng JPG hoặc PNG sau đó nhấn Save As.

*Chọn định dạng JPG hoặc PNG để chuyển đổi*

Người dùng chọn không gian lưu trữ và chọn All Slides để chuyển đổi toàn bộ hoặc Just This One để chuyển một trang slide tùy chọn.

Cách 2: Người dùng chọn file PPT muốn chuyển đổi và nhấn tổ hợp Ctrl + Shift + S. Tại cửa sổ Save As, người dùng chọn định dạng file mong muốn tại tùy chọn Save as type, sau đó đặt tên cho file và nhấn Save.

*Chuyển đổi file PPT sang file ảnh với tổ hợp phím Ctrl+Shift+S*

PPT sang PDF

Việc chuyển từ file PPT sang PDF khá đơn giản với 2 bước sau.

Bước 1: Mở file PPT muốn chuyển đổi trên thiết bị, chọn File -> Export -> Create PDF/XPS Document -> Create PDF/XPS.

*Mở file PPT muốn chuyển đổi rồi chọn mục File để bắt đầu thao tác chuyển đổi*

Bước 2: Tại cửa sổ hiển thị, tiến hành đặt tên file và chọn vị trí lưu. Tại mục Save As Type, người dùng chọn định dạng PDF và nhấn Publish.

*Đặt tên file PDF và nhấn Publish để hoàn tất*

PPT sang định dạng video

Tương tự như các cách thực hiện trên, để chuyển file PPT sang dạng video bạn thực hiện theo các bước sau.

Bước 1: Mở file cần chuyển đổi, chọn File -> Save & Send -> Create a video.

*Mở file PPT rồi chọn mục File để bắt đầu thao tác chuyển đổi*

Bước 2: Tiếp theo, tại mục Don’t Use Recorded Timings and Narrations, người dùng lựa chọn Don’t Use Recorded Timings and Narrations để không ghi lời thuyết trình và thao tác chuột hoặc chọn Seconds to spend on each slide để điều chỉnh khoảng thời gian slide xuất hiện.

Bước 3: Sau khi ghi lại lời và chuyển động con trỏ, người dùng chọn Use Recorded Timings and Narrations. Sau đó chọn mục Create Video, đặt tên video và chọn vị trí lưu để hoàn tất.

*Hoàn tất bước chuyển đổi file PPT sang dạng video*

Những nguyên tắc thiết kế slide đẹp trong PowerPoint

Nhiều người dùng vẫn chưa thực sự nắm được những nguyên tắc thiết kế chuyên nghiệp trong PPT là gì. Để tạo ra một bài thuyết trình ấn tượng và chuyên nghiệp thì người dùng nên ghi nhớ 6 nguyên tắc quan trọng trong thiết kế slide dưới đây.

Chỉ dùng 2-3 font chữ trong slide: Việc dùng quá nhiều font chữ sẽ làm người xem rối mắt. Hãy tập trung chọn 2-3 font chữ phù hợp nhất để trình bày slide.
Sự tương phản giữa chữ và nền: Để slide có điểm nhấn và giúp người xem dễ tập trung hơn, hãy ưu tiên chọn chữ và nền có màu tương phản nhau.
Nguyên tắc cỡ chữ: Cỡ chữ tối thiểu dùng trong slide là 18, đối với nội dung nên để cỡ chữ từ 18-30, phần tiêu đề từ 40-50.
Nguyên tắc 6 dòng - 6 chữ: Cách trình bày nội dung slide được khuyến khích nhất đó là áp dụng nguyên tắc 6 dòng - 6 chữ. Mỗi slide tối đa 6 dòng, mỗi dòng tối đa 6 chữ để người dùng không bị quá tải với thông tin dạng chữ trên slide.
Phối theo bảng 5 màu cơ bản: Nên phối màu khi trình bày slide theo bảng 5 màu trung tính cơ bản để có bài thuyết trình đẹp mắt.
Chú ý sự nhất quán: Đừng quá màu mè hoa lá, một slide chuyên nghiệp được đánh giá ở độ nhất quán. Hãy phối hợp màu sắc font chữ, màu nền, hình ảnh một cách thống nhất theo chủ đề đưa ra.

Các phím tắt tiện ích khi dùng Powerpoint

Để sử dụng PowerPoint hiệu quả, ngoài việc hiểu rõ các quy tắc, cách sử dụng PPT là gì thì bạn nên ghi nhớ các phím tắt tiện lợi sau.

Shift + F3: Đổi từ chữ hoa sang chữ thường.
Phím B: Nhấn B để làm đen màn hình khi đang trình chiếu. Nhấn B lần nữa để slide tiếp tục chạy.
Phím W: Nhấn W để làm đen màn hình khi đang trình chiếu. Nhấn W lần nữa để slide tiếp tục chạy.
Số trang + Enter: Đi đến trang slide được chọn.

PPT là công cụ tuyệt vời mà Microsoft phát triển để hỗ trợ đắc lực cho công việc thuyết trình của người dùng. Hiểu rõ về file PPT là gì và các nguyên tắc khi thiết kế PowerPoint sẽ giúp người sáng tạo bài thuyết trình làm chủ công cụ, tạo ra những slide chuyên nghiệp, hỗ trợ hiệu quả trong quá trình học tập và làm việc.