Cách đánh số thứ tự tự nhảy trong Excel cực nhanh, đơn giản

Lợi ích của việc đánh số thứ tự tự nhảy trong Excel

Đánh số thứ tự tự nhảy trong Excel là thao tác quan trọng giúp người dùng quản lý thông tin, dữ liệu một cách khoa học, hiệu quả:

Với các trang tính có nhiều thông tin, việc đánh số thứ tự sẽ giúp người dùng dễ dàng tìm kiếm, theo dõi và quản lý dữ liệu.
Đối với các trang tính dùng để thống kê, đánh số thứ tự là thao tác cần thiết để đảm bảo tính chính xác và khoa học của kết quả.
Ngoài ra, đánh số thứ tự còn giúp người dùng phát hiện kịp thời những sai sót trong quá trình tính toán hoặc thống kê.

Ví dụ, nếu bạn muốn tính tổng doanh thu của các tháng trong năm, việc đánh số thứ tự sẽ giúp bạn dễ dàng xác định được tháng nào có doanh thu cao nhất hoặc thấp nhất. Hay nếu bạn đang thống kê số lượng sản phẩm bán được trong từng ngày, việc đánh số thứ tự sẽ giúp bạn dễ dàng xác định được ngày nào có số lượng sản phẩm bán được nhiều nhất hoặc ít nhất.

Cách đánh số thứ tự tự nhảy trong Excel là thao tác quan trọng giúp người dùng quản lý thông tin, dữ liệu một cách khoa học, hiệu quả

Cách đánh số thứ tự tự nhảy trong Excel đơn giản hiệu quả

Đánh số thứ tự tự nhảy trong Excel là một thao tác cơ bản nhưng không kém phần quan trọng. Hiện nay, có rất nhiều cách để thực hiện từ đơn giản đến phức tạp. Để làm quen dần với những thao tác chuyên sâu, trước hết bạn cần nắm vững một số cách đánh số thứ tự thông dụng sau:

Xem thêm:

Cách lấy lại file Excel chưa lưu siêu dễ, ai cũng có thể làm được

Cách đánh số thứ tự tự nhảy trong Excel bằng chuột

Kéo chuột là cách đánh số thứ tự tự nhảy trong Excel phổ biến nhất vì thao tác đơn giản, nhanh gọn. Muốn đánh số thứ tự bằng cách này, bạn thực hiện theo trình tự các thao tác sau:

Bước 1: Mở file Excel cần đánh số thứ tự > Nhập số thứ tự cho 2 ô đầu tiên. Ví dụ: 1.1 và 1.2.

Bước 2: Bôi đen 2 ô đã nhập số thứ tự > Rê chuột đến góc dưới bên trái của ô đã bôi đen cho đến khi xuất hiện biểu tượng dấu cộng.

Bước 3: Nhấn giữ biểu tượng dấu cộng và kéo xuống đến vị trí cần đánh số thứ tự.

Ưu điểm của cách đánh số thứ tự 1.1 trong Excel này là dễ nhớ, dễ thực hiện. Tuy nhiên, nhược điểm là khi số lượng dòng cần đánh số thứ tự nhiều thì việc kéo chuột bằng tay sẽ vất vả hơn. Ngoài ra, khi xóa dòng nào đó thì số thứ tự cũng không tự nhảy theo, bạn sẽ phải kéo số thứ tự lại từ đầu.

Cách đánh số thứ tự tự nhảy trong Excel bằng công thức

Mở tệp Excel và nhập số thứ tự cho ô đầu tiên > Nhập công thức = ô đầu tiên + 0.1 vào ô tiếp theo > Đặt con trỏ chuột ở góc dưới bên phải của ô chứa công thức và kéo xuống đến vị trí cuối cùng cần đánh số.

Ví dụ:

Nhập số thứ tự 1.1 vào ô A1 > Nhập công thức =A1+0.1 vào ô A2

Đặt con trỏ chuột ở góc dưới bên phải ô A2 và kéo xuống đến ô A10. Kết quả: Các ô từ A2 đến A10 sẽ được đánh số thứ tự từ 1.2 đến 2.

Lưu ý:

► Số 0.1 trong công thức là để Excel tự động điền số thứ tự theo thứ tự tăng dần.

► Nếu bạn muốn đánh số thứ tự theo thứ tự giảm dần, bạn có thể thay thế 0.1 bằng -0.1.

Cách đánh số thứ tự tự nhảy trong Excel bằng hàm SEQUENCE như sau:

Vào ô bắt đầu của dãy số > nhập công thức hàng “=SEQUENCE(Số hàng cần đánh số)” > nhấn Enter để hàm đánh số thứ tự tự động.

Ví dụ: Nếu muốn đánh số cho 7 hàng thì công thức là “=SEQUENCE(7)”.

Cách sử dụng hàm "=SEQUENCE" để đánh số thứ tự tự nhảy trong Excel

Cách dùng hàm để đánh số thứ tự trong bảng Excel này cực nhanh nhưng bạn phải nhớ hàm. Bên cạnh đó, hàm SEQUENCE chỉ hỗ trợ trên phiên bản Excel 365 nên các phiên bản Excel thấp hơn chưa thật sự hữu ích.

Cách đánh số thứ tự tự nhảy trong Excel bằng hàm SUBTOTAL lồng với IF

Lưu ý:

- Cách này chỉ được áp dụng khi sử dụng chức năng Filter.

- Việc dùng hàm SUBTOTAL giúp cho số thứ tự của giá trị được chọn sẽ đánh số lại từ đầu khác với hàm COUNTA là các số thứ tự của từng giá trị sẽ bị giữ nguyên khi lọc.

- Chỉ áp dụng được trên cột, không thể áp dụng được cho hàng.

Cú pháp của hàm SUBTOTAL như sau:

Cách này sẽ thực hiện lồng 2 hàm lại với nhau đó chính là hàm IF và hàm SUBTOTAL với cú pháp: =IF(logical_test; [value_if_true]; [value_if_false]; SUBTOTAL(function_num; ref1;…))

Trong đó:

- logical_test: Điều kiện của hàm IF.

- [value_if_true]: Đây là giá trị trả về nếu điều kiện đúng.

- [value_if_false]: Là giá trị trả về nếu điều kiện sai.

- function_num: Được hiểu đây là hàm được hiểu theo giá trị số (Ở đây là số 3 tương đương với hàm COUNTA).

- ref1;…: Vùng chứa số thứ tự.

Ví dụ: Có 1 bảng dữ liệu với các hàng trống.

Để điền được số thứ tự tương ứng với các mặt hàng một cách tự động, từ các hàng trống, bạn thực hiện như sau:

Bước 1: Nhập hàm theo cú pháp “=IF(B2=””,””,SUBTOTAL(3,$B$2:B2))”.

Giải thích hàm trên:

Đối với hàm SUBTOTAL(3,$B$2:B2)) ta có:

- function_num = 3: Hàm COUNTA trong SUBTOTAL – Đếm số ô không trống.

- ref1 =$B$2:B2: Là vùng đã được đánh số thứ tự

Lưu ý: Luôn khóa giá trị đầu tiên, ở đây là B2, nếu không khóa thì khi chạy hàm sẽ bị lỗi đối với những ô bên dưới.

Đối với hàm IF(B2=””,””,SUBTOTAL(3,$B$2:B2)) ta có:

- C3=””;””: Ví dụ giá trị ở ô C3 là rỗng thì số thứ tự cũng sẽ là rỗng.

- SUBTOTAL(3,$B$2:B2)): Ví dụ ô C3 không rỗng thì sẽ sử dụng hàm SUBTOTAL.

Cách đánh số thứ tự tự nhảy trong Excel sử dụng Auto fill

Nếu trên thanh Ribbon Excel của bạn chưa có chức năng Auto fill, người dùng có thể kích hoạt lên bằng cách:

Bước 1: Mở vào File.

Bước 2: Chọn Options.

Bước 3: Bấm Customize Ribbon > chọn filter All commands > tìm đến mục Filter series or Pattern.

Bước 4: Ở bảng Main Tabs tại cây thư mục Home > nhấn chuột phải > chọn Add new Group.

Bước 5: Nhấn chọn lại Filter Series or Pattern > nhấn vào Add > nhấn OK.

Sau khi có Auto fill bạn có thể thực hiện đánh số thứ tự bằng công cụ này với các bước thực hiện như sau:

Bước 1: Mở Excel lên, nhập số thứ tự cho ô đầu tiên > chọn Fill > chọn Series.

Lưu ý: Có 4 loại đánh số:

- Linear: Đánh số theo kiểu tăng dần.

- Growth: Kiểu lũy tiến.

- Date: Kiểu ngày tháng.

- Auto Fill: Kiểu tự động điền.

Bước 2: Chọn Rows nếu bạn muốn đánh số theo hàng, chọn Columns nếu đánh số theo cột. Tùy vào mục đích của bạn để chọn Rows hoặc Columns phù hợp.

Trong hướng dẫn này vào Linear để đánh số kiểu tăng dần.

Bạn đánh số thứ tự bắt đầu vào mục Step value > nhập số thứ tự cuối cùng vào mục Stop value > chọn OK.

Bạn nhập số thứ tự bắt đầu vào mục Step value

Sau đó màn hình máy tính sẽ hiển thị dãy số thứ tự bạn đã chỉnh sửa.

Với những cách đánh số thứ tự trong Excel cực đơn giản trên đây hy vọng sẽ giúp người dùng sử dụng Excel hiệu quả hơn. Cách đánh các số thứ tự không liên tục trong Excel cũng nhanh hơn so với việc bạn phải nhập tay từng số phải không nào. Hãy chọn cho mình một cách đánh số thứ tự và thực hiện ngay nhé!

Một số lưu ý trước khi đánh số thứ tự tự nhảy trong Excel

- Cách 1: Hầu hết đa số mọi người đều sử dụng vì dễ nhớ. Thế nhưng nhược điểm của cách này khi bạn có khoảng 1000 dòng cần đánh số thứ tự thì việc kéo bằng tay vất vả hơn. Trong khi đó, nếu bạn cần xóa 1 dòng nào đó thì số thứ tự cũng không tự nhảy theo.

- Cách 2: Cách dùng cực nhanh nhưng bạn phải nhớ hàm. Tuy nhiên hàm SEQUENCE chỉ hỗ trợ trên phiên bản Excel 365 nên các phiên bản Excel thấp hơn chưa thật sự hữu ích.